Sachlicher Systemvergleich
Gefahrstoffverzeichnis, Excel, Papier oder Netzlaufwerk?
Jede Ablageform kann in einem passenden Umfang funktionieren. Entscheidend sind Zahl der Beteiligten, Standorte, Dokumente und der benötigte Nachweis von Änderungen.
| Vergleichspunkt | GHSDoku | Excel-Datei | Papierordner | Netzlaufwerk |
|---|---|---|---|---|
| Aktualität | Gemeinsamer Datenstand | Abhängig von Datei und Pflege | Manuell je Ordner | Abhängig von Ablagestruktur |
| Zentrale Verfügbarkeit | Browserbasiert nach Berechtigung | Über Dateiablage | Am physischen Ablageort | Im erreichbaren Netzwerk |
| Suchbarkeit | Felder, Filter und Dokumentbezug | Tabellenfilter und Freitext | Register und manuelle Suche | Dateiname und Systemsuche |
| Berechtigungen | Rollen und Bereiche | Meist Datei- oder Ordnerrecht | Physischer Zugang | Ordner- und Dateirechte |
| Nachvollziehbarkeit | Audit- und Dokumenthistorie | Versionsablage erforderlich | Manuelle Kennzeichnung | Abhängig von Plattform und Prozess |
| Mehrbenutzerfähigkeit | Für getrennte Rollen ausgelegt | Abhängig von Plattform und Sperren | Nur am Ordner direkt | Parallele Dateibearbeitung abhängig vom Format |
| Standortübergreifend | Firmen- und Standortstruktur | Eigene Spalten und Dateiregeln | Kopien oder Transport | Über Ordnerstruktur |
| Dokumentenpflege | Dokument direkt am Gefahrstoff | Links oder separate Dateien | Ausdrucke austauschen | Ordnerkonvention erforderlich |
| Fehleranfälligkeit | Validierte Eingaben und feste Beziehungen | Formeln und Freitext frei änderbar | Übertragungs- und Ablagefehler möglich | Dubletten und uneinheitliche Namen möglich |
| Datensicherung | Datenbank und Dokumente getrennt sicherbar | Dateibackup | Physische Kopie oder Scan | Abhängig vom Betreiberbackup |
Der Vergleich beschreibt typische Eigenschaften. Der tatsächliche Funktionsumfang von Office-, Dokumentenmanagement- und Netzwerksystemen hängt von Produkt und Konfiguration ab.
Entscheidungshilfe
Komplexität entsteht nicht nur durch die Zahl der Gefahrstoffe
Mehrere Bearbeiter, getrennte Standorte, häufig wechselnde PDFs und abgestufte Rechte sind meist die Punkte, an denen eine strukturierte Fachanwendung gegenüber einer einzelnen Datei an Nutzen gewinnt.
Funktionen ansehenNächster Schritt
Gefahrstoffdaten aus verstreuten Ablagen zusammenführen
Prüfen Sie mit Ihren eigenen Standorten und Dokumenten, ob GHSDoku zu Ihren Abläufen passt.